Google Keepで画像から文字起こし
Google Keep (無料)
画像も音声も気軽に記録しておけるメモ。このように文書を撮影して「画像のテキストを抽出」を選択すれば瞬時に文字起こしが完了する。なかなかの精度です。
写真を撮って見るだけなら、通常のカメラアプリで撮れば簡単ですが、MicrosoftOffice Lens やGoogle Keep などの専用アプリを使えば、画面の歪みなども自動補正してくれ、ドキュメントとしてきれいに仕上がります。
そして、OCR機能を使えば、取り込んだ画像内の文字データを自動的にテキストデータに変換してくれるので、後々文字起こしが必要な場合は時間を節約することができます。
ただ、OCRの精度はよくなってきたとはいえ100%ではないので、変換されたテキストを点検して誤変換や脱字などを修正する作業が必要になってきます。
取り込んだデータや変換が完了したテキストデータは OneDrive や Google Drive、Cloud などに保存すれば、すぐにPCでも読み込めます。会社に戻ってからの資料作りの準備のために、あらかじめスキャンしておいて校正するといった活用ができます。
「ATOK Passport」を活用すれば、PC・スマホ・タブレットで辞書を共有で
皆さんはPC用の日本語入力ソフト(IMEといいます)は何を使っていますか?
Windows なら「MS-IME」というものが標準でついているので、それをそのまま使っているという方が大半かと思います。キーボードの左上の「全角/半角」キーを押せば自動的にONになるので、Windows の機能の一部として無意識に使っている方もいるでしょう。
スマホやタブレットについても、はじめからOSに付属の日本語入力機能をそのまま使っている方が多いと思います。実は、PCはもちろん、スマホやタブレットでも、好みのIMEを自由に選んでインストールすることができるのです。Windows 標準の「MS-IME」以外の製品では、「Google 日本語入力」「ATOK」などが有名です。ここでは「ATOK」を利用して、PC、スマホ、タブレットで辞書や学習結果を共有する方法をご紹介したいと思います。
「ATOK」というのは、昔から定評のある「一太郎」という日本語ワープロソフトを作っているジャストシステムという会社の製品で、日本語変換や入力に特化したアプリです。もともと純国産で歴史がある製品なので、使いやすさや変換の精度には定評があります。この製品はフリーソフトではないので有料ですが、お金を支払う価値は充分にあります。
「ATOK」の最新のサブスクリプション製品である、「ATOK Passport」は月額300円から使えて(2020年4月現在)、一度登録をすれば WindowsやMac、Android のスマホやタブレット合計10台まで同時に使える定額制のアプリです(iPhone 用は ATOKfor iOS という別の製品を利用します)。
Slackを活用して、移動中でもチームの情報共有や指示をする
Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/
世界中のビジネスシーンで使われているチャットツールで、日本でも利用者が増えている。話題ごとにチャンネルが作れるのでそれぞれのトピックで会話ができる。
Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/
国産のビジネスチャットツールで、直感的なデザインではじめてでも使いやすい。社外の人もグループに追加できるので、お客様ともChatwork上でやりとりができる。
LINE WORKS
https://line.worksmobile.com/jp/
LINE の兄弟会社が提供して
いるビジネスチャットツール。
最近では社内情報共有の一環として、グループウェアだけでなく、ビジネスチャットツールが急速に普及しています。グループウェアはグループメンバー間のスケジュール共有や業務の進捗・履歴管理などには重宝しますが、リアルタイムでの連絡や情報共有はあまり得意ではありません。そこを補えるのがビジネスチャットツールです。
普段の生活でLINE を使うことは多いと思いますが、ビジネスチャットツールはそのビジネス版と考えればわかりやすいでしょう。まさに LINE を使うようなイメージで連絡を取り合えるのです。
リアルタイムで部署やグループ全員、あるいは特定の個人にメッセージを送ることができます。そして社内はもちろん、アカウントを登録すれば、取引先のお客様と連絡を取ることも可能です。
現在日本でよく使われているビジネスチャットツールは、Slack、Chatwork、LINEWORKS の3種類で、いずれも最初は無料で利用できるところが特徴です。画面の構成や操作感は製品によって異なりますが、それぞれ無料プランでも主要な機能は使えるので、小規模な企業やグループ間の連絡だと無料版のまま利用しているケースも多いと聞きます。
では、なぜわざわざビジネスチャットを使うのでしょうか。「ほとんどの人のスマホにLINE が入っているのだから、そんなものを入れなくても LINE で連絡を取ればいいんじゃないの?」と考える方もいらっしゃるでしょう。
もちろん、連絡手段という意味では通常の LINE を使っても一向に問題はないのですが、LINE だとプライベートと業務の線引きが曖昧となってしまい、同じタイムライン上にそれらが混在してしまいます。
そのため、ユーザーがそれを嫌うケースもありますし、会社としても個人所有のスマホのアプリで業務上の重要なやりとりを行うことは、管理が及ばないためコンプライアンス上でもあまり望ましくありません。
また、社員が退職した際などの管理も面倒です。
このように、プライベートと業務をはっきり区別するという意味でも、個人のアプリとは分けた形で業務用のツールを導入するほうが望ましいのです。また、社員が退職した際などの管理も面倒です。
以下にそれぞれのツールの特徴を紹介しますが、いずれも無料版では利用できるグループの数や過去のチャット履歴の保存・検索が制限されます。
それらの制限がかからない形で使いたいということであれば、有料版を使う必要があります。いずれも1人あたり月額数百円というサブスクリプションモデル(提供されるサービスに対して、月額でその使用料を支払う方式)になっています。
以下にそれぞれのツールの特徴を紹介しますが、いずれも無料版では利用できるグループの数や過去のチャット履歴の保存・検索が制限されます。
それらの制限がかからない形で使いたいということであれば、有料版を使う必要があります。いずれも1人あたり月額数百円というサブスクリプションモデル(提供されるサービスに対して、月額でその使用料を支払う方式)になっています。
IFTTTとは?
IFTTTはインターネット上のサービス同士を連携できるサービスのことです。IFTTTという名前は「If This Then That」の頭文字を取ったもので、「もし○○したら××する」という意味です。
このThisとThat の部分に、連携したいサービスを指定します。例えば、Twitterでつぶやかれたら通知する、という場合は、Thisの部分が「Twitterでつぶやかれた」、That の部分が「通知する」となるわけです。
IFTTTに対応しているサービスであればなんでも連携でき、例えばWebで提供されているサービスであればTwitterやFacebook、Instagram、LINE、Evernote、Gmail、Dropboxなど数多く挙げられます。また、スマートフォンの通知やカレンダー、バッテリー情報なども連携できますし、最近ではIoT端末の対応も増えています。
IFTTTはWeb上で提供されているサービスのため、ブラウザさえあれば利用できますが、スマートフォンの場合はアプリを利用すると便利でしょう。最初はアカウントの作成が必要ですが、GoogleアカウントやFacebookのアカウントなどを使うこともできます。ログインすると、よく使われる連携方法がたくさん公開されています。
用意されているものを使う場合は選ぶだけですし、自分でThisとThatの部分を指定して新たな連携を作成することも可能です。
「家族への連絡」に「IFTTT」を使う
さて、仕事もひと段落したし、そろそろ帰ろうかな。妻にメールで連絡しなくては。たまに人と一緒に帰っていて連絡を忘れてしまって怒られるんだよなあ。毎日やっている必要な作業ではあるんだけど、面倒といえば面倒。なんとかしたいな。
会社からある程度離れたことを特定の人に自動で知らせることができます。自宅で待つ家族のために、会社を出るときに家族にメールなどの手段で連絡している人は多いでしょう。私の場合も、夫婦でどちらかが移動するときは必ず連絡を取り合うようにしています。
例えば、会社を出たとき、ここでは会社から一定の距離が離れたときに、メールを送信する処理を作ってみましょう。
最初には傘の置き忘れなどで通知をするだけなのでリマインダーを使いましたが、メールを送信するとなるとリマインダーではできません。
IFTTT を使って自動化を実行する
このような場合にも便利なのが、先ほど紹介したIFT TTというアプリです。IFTTTでは、ThisやThatの部分にスマートフォンでのタップや通知、位置情報などを使えます。
IFTTTで位置情報を使用するには「Location」を使います。「Location」には、あるエリアに入ったときと出たとき、またはその両方のタイミングで処理を実行できます。ここでは、住所を指定して、そこから一定の距離が離れたときに処理を実行するようにしてみましょう。
これにより、何も操作をせずに、スマートフォンを持ち歩くだけで、会社を出るときにメールを送信できるようになりました。連絡手段として使うと少し味気ないような気がしますが、ある場所を訪問するたびに日記をつける、といったことも可能です。IFTTTはiOSに限らず、Androidでも使えますし、パソコンでもいろいろな条件が設定できます。
特定のキーワードで Twitter を検索して通知したいTwitterなどで自分の会社や商品などについて投稿されていないか、エゴサーチ(インターネット上で自分に対する投稿や評判をチェック)している人は多いでしょう。よい評判なら嬉しいものですが、クレームなどが発生している場合は早急に対応が必要です。
Twitter の公式アプリでは特定のアカウントが投稿した場合に通知する、といった機能はありますが、特定のキーワードでの投稿を通知する機能はありません。パソコンの場合は、TweetDeckなどを使うことで、特定のキーワードでの投稿があった場合にポップアップするなどの通知は可能ですが、これをスマートフォンでも実現したいものです。
このような場合も、IFTT Tを使えます。つまり、条件としてTwitterでのキーワードを指定し、アクションとしてスマートフォンの通知機能を呼び出します。
この機能を使うと、設定したキーワードによっては大量の通知が行われる可能性があります。通知するキーワードを選ぶときには細心の注意を払い、細かな検索条件をつけるようにしましょう。
