はじめに
Google Driveが使えると、インターネット上にファイルやフォルダを保存することができたり、パソコンやスマホ、タブレットで使うことができたり、渡したり共有したりすることができます。知識ゼロの状態から使いこなせるレベルまで紹介していきます。Google Driveとはオンラインストレージの一つになります。ファイルやフォルダを保管してくれるサービスの一つです。他にもOneDriveやiCloud、 Drop boxなどがあります。
複数のデバイスと共有
スマホやタブレット、パソコン パソコンで資料を作ったときに、スマホで見ることができます。
複数の人と共有することができます。資料を渡したい人に、そこの場所を教えてあげると簡単にダウウンロード
することもできます。
Google Driveアプリを入手
Androidを使っている場合は最初から入っています。iPhoneの人はアップルストアからダウンロードします。
ログインしていただいて、Google Driveを開きます。パソコンの場合は、右上の点々マークから開けます。
ファイルや写真をドラッグ＆ドロップするだけです。スマホの場合は、下に引っ張ってあげると更新されます。＋マークを押してアップロードを選びます。写真や動画が出てきますので、アップロードを押してください。そして下にひっぱってあげて更新すればアップロードされます。これだけでパソコンやスマホに入っているものをGoogle Driveで簡単に保管することができます。表示方法を変えたい場合は、ギャラリー表示を押すと、大きくしたり、横表示に変えたりすることができます。
右クリックで「名前を変更」で名前を変更することができます。スマホの場合は、ファイルの右側の・・・を押してください。その中に「名前の変更」があるので、変えることができます。
次はフォルダを作成して管理しやすくしましょう。
Google Driveの＋マークを押すと、「新しいフォルダ」が出てくるので、名前をつけて作成してください。その中にファイルを入れていきます。ドラッグ＆ドロップしてください。
もう一つ方法があります。スマホの場合、ファイルを長押ししながら動かし、フォルダの上で離します。右クリックで、「指定の場所へ移動」を選びます。マイドライブから、入れたいフォルダをクリックしてください。
Google Driveの保存容量
マイDriveの左下に「15GB中〇MB（GB）」を使用と書いてあります。無料で使えるのは、この16GBまでなので気をつけてください。スマホの場合は、左上の三本線の横棒をクリックすると、一番したに出てきます。
容量を増やしたい方は、「保存容量を購入」で有料で増やすことができます。
ファイルのダウンロード
スマホやパソコンに移動させることができます。右クリックから「ダウンロード」を選ぶ方法が簡単です。
パソコンの場合は、パソコンのエクスプローラーからダウンロードの場所に入っています。
もう一つのやり方は、ファイル出ている状態で右上のダウンロードを押していただけるとダウンロードすることができます。スマホの場合は、ファイルが出ている状態で、ファイルを長押している状態で、長押しすると、「
カメラロールに保存」が出てくるので、そこから保存することができます。
フォルダごとアップロードしたいときは、フォルダごとドラッグ＆ドロップですることができます。
ファイルのソート
名前順や更新日順を簡単に変えることができます。逆向き三角を押すことで、変更することができます。
スマホの場合、名前のところを押していただくと、並び変えをすることができます。ファイルがどこにあるかわからない場合は、ファイル名を検索することができます。ファイルの形式も表示されるので、名前を忘れた場合も便利です。
ファイルの削除
右クリックで、削除を選んでください。削除されたファイルは、ごみ箱に入ります。もとに戻したい場合は、右クリックで、復元を選んでください。
ファイルにスターをつける
スターをつけておくと、「スター付き」の場所に表示させることができます。重要な書類やファイルにつけておいて、いつでも出せるようにしておく大変便利な機能です。スターから外したいときは、右クリックで、「スターを削除」を選んでください。
フォルダに色を付ける
分類しやすくするために、色をつけることができます。右クリックで、色の変更を選んでください。スマホの場合は、・・・を押していただき、色の変更を押してください。
Googleドキュメントの作成
Googleドキュメントは、Googleが提供している文章を作成するツールだと思ってください。＋新規を押していただき、ドキュメント、スプレッドシート、スライドがあります。ドキュメントがWord、スプレッドシートがExcel、スライドがPowerPointだと思ってください。
スマホの場合も右下の＋を押してください。まだ入っていない場合は、ダウンロードしてください。例えばスプレッドシートを開いてみましょう。Excelと違って自動的に入力されたことは保存されていきます。名前を変えることができるので、テスト１とします。
×ボタンで閉じていただくと、マイドライブの中に保存されています。
スマホの場合は、はじめにタイトルを決めて、自動に保存されていきます。ドキュメントやスプレッドシート、スライドは、開くとすぐに編集することができます。
ExcelやWordの場合は、見ることができますが、編集する場合は一度パソコンにダウンロードする必要があります。
データの文字起こし機能・PDF化
ファイルを右クリックし、「アプリで開く」を選んでください。その中のGoogleドキュメントを選んで開きます。ドキュメントで開くと、テキストが抽出され、編集できるようになっています。文章作成には非常に便利な機能です。さらに、「ファイル」タブから、「ダウンロード」を選択していただき、「PDFドキュメント」で開いてください。PDFファイルに変換することができ、共有しやすい形になります。
ファイルを選んだ状態で右クリックし、
ファイルの共有
自分のファイルを誰かに見てほしい場合、共有を使います。選択後、右クリックします。「共有」と「共有可能なリンクを取得」があります。使い方が違いまして、共有は特定の人にだけ見せることができます。共有可能なリンクは、アドレスっていうものが出てきて、それを知っている人ならだれでも見られる、一般公開と同じ扱いになります。スマホの場合は、・・・マークを押して選んでください。
「共有」
共有を押すと、メールアドレスを入力する画面が出てくるので、送りたい相手のアドレスを打ち込みます。
右側に編集者欄がります。大切なところで、閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者があります。
閲覧者＝閲覧、ダウンロードが可能
閲覧者（コメント可）＝承認式で編集可能
編集者＝編集、削除など全て可能
一緒に共有・編集したい場合は、編集者を選んでください。メールを送ると、「共有しました」という確認画面が開きます。
「共有可能なリンクを取得」
アドレスみたいなものが出てきます。これをコピーして、共有したい人に送ってあげて、相手が開くことでみることができます。スマホの場合は、共有を開いて、下のところに人のマークを押します。リンクが出てくるので、左のマークを押すとコピーができます。Lineやメールで送ると、相手は見られるようになります。このとき注意があります。下の方が「制限付き」になっていると思いますので、「リンクを知っている人全員」に変えてください。これで見られるようになります。
フォルダの共有
右クリック共有可能なリンクを取得、制限付き→リンクを知っている全員閲覧者→編集者にして、リンクをコピーして相手に送ると、フォルダの中身を共有して使うことができます。このときに一つ注意点があります。フォルダ共有の場合は、相手もGoogleアカウントでログインしている必要があります。ログインしていないと、ここのフォルダの中に相手がファイルなど入れられないので注意してください。「この方法で共有したいんだけども、相手がファイルを入れられなくて困ったと」いう方が多いです。
共有アイテムの中に共有しているフォルダやファイルが入っていて、編集やダウウンロードをすることができます。
オフラインで使用する方法
インターネットにつながっていなくても使える方法があります。スマホの場合は、・・・を押していただいて、「オフラインで使用可能にする」を選びます。これでインターネットにつながっていない状態でも見ることができます。左上の三本線をクリックすると、デバイス内があるので、ここから見ることができます。
パソコン版のアプリでGoogle Driveを管理する方法
マイドライブの設定から「デスクトップ版GoogleDriveをダウンロード」をクリックしてください。パーソナルとビジネス画面が出てきます。ビジネスは有料版ですので、パーソナル「バックアップと同期」をダウンロードしてください。そしてファイルを実行してください。「使ってみる」を押して、ログインしてください。マイパソコンの設定画面が出てきます。「パソコンからGoogle Driveに移したいデータはどれですか？」という意味です。
デスクトップ、ドキュメント、画像のところはチェックを外しておいた方がいいです。使用可容量がうまってしまいます。アップロードサイズは高画質、Googleフォトはチェックをつけておいてください。そして「次へ」で「OK」を押してください。
「マイドライブをパソコンに同期」にチェックをし、「マイドライブのすべてを同期」をチェックしてください。
デスクトップにGoogle Driveのデスクトップにフォルダができています。ここに入れたり消したりすれば、共有されます。また、エクスプローラーのクイックアクセスからもGoogle Driveを開くことができます。また、フォルダのデータ消えても、ネット上のデータは残っているので、バックアップにもなります。
